„Von 7000m² auf 3000m² in 20 Wochen trotzt COVID“
HOFFMANN Consultancy wurde im Mitte Jän. 2020 kontaktiert um ein Lager-Out- Sourcing Projekt umzusetzen, welches notwendig wurde, da das bestehende Bürogebäude bis 30. Juni besenrein übergeben werde sollte und die Übersiedelung Eröffnung im neuem Bürogebäude (ohne Lager) am 15. Juni 2020 stattfinden sollte. Beim finalen Termin Ende Jänner wurde ich dann gefragt, ob ich nicht doch auch parallel das Projektmanagement der Büro-Übersiedelung übernehmen könnte, da der intern verantwortliche PM das Unternehmen verließ.
Ausgangslage:
Besprechungstermin am 30. Jänner – mit folgender Situation konfrontiert
Gebäude alt:
voll möbliertes Bürogebäude mit 7 Stockwerken + Keller
- 7000m² davon 550m² aktives Labor mit ca. 15 Serverschränken für 3500 Wartungskunden
- 180 Arbeitsplätze
ein Wartungslager mit ca. 5000 Artikel
besenreine Übergabe muss am 30.Juni erfolgen
Gebäude neu:
in der Innenbauphase – Wand-, Elektro-, HKS- und Einrichtungspläne erstellt
keine Highlevel bzw Lowlevel Designs für Video-, Zutritt-, Besprechungs- und Konferenzsysteme
keine Netzwerk- bzw. technische Laborplanung
kein wirklicher Projekt- bzw. detaillierter Zeitplan
Etage im Bürokomplex – kein Platz für Wartungslager
Welcome-Day geplant für 15. Juni – somit nur 20 Wochen
Verantwortliche Person verlässt Unternehmen und steht nur noch 2mal für je 3h für ein Übergabe Gespräch bereit.
Warum HOFFMANN Consultancy?
Die eigenen personellen Kapazitäten waren bereits ausgeschöpft und Übersiedelung Know How im größeren Umfang war auch nicht intern vorhanden.
Nachdem man bereits bzgl. des Outsourcing des Wartungslagers im Gespräch gewesen ist, und die beiden Projekte in einer gewissen Abhängigkeit zueinander standen, hat sich der Kunde entschieden als erstes bei HOFFMANN Consultancy nzufragen.
Schlussendlich konnte Herr Hoffmann, durch seine Erfahrungswerte zweier andere größere Unternehmensübersiedelungen und Informationen über Risiken, must have uns andere Inputs an den Kunden überzeugen.
Welchen Erfolg brachte HOFFMANN Consultancy?
Das Engagement hat sich für den Kunden doppelt gerechnet und wurde zu einem vollen Erfolg trotzt der nicht vorhersehbaren COVID Pandemie. Die ursprünglichen Ziele wurden sogar übertroffen.
Konkret wurden folgende Punkte umgesetzt
- Projekt- & Risikoplan und Gantt-Chart inkl Arbeitspakete erstellt
- Erstellung eines Labor-Konzeptes mit Einbindung aller relevanten Techniker
- Budget- & Budgetcontrolling
- Indirektes Baufortschrittsmanagement
- Sicherstellen das Umgebungseinflüsse berücksichtigt werden
Welche Ergebnisse gilt es besonders hervorzuheben?
- Kosteneinsparungen im 6 stelligen Bereich
- Green foot print
- Anlieferungen
- Effektives Entsorgungsmanagement
- Sehr gute Einbindung des technischen Teams, trotzt Halbierung deren operativen Bereiches
- Win-Win Situation und Effizienzsteigerung mit anderem Projekt
- effektives Arbeitspakete Management
- Detaillierte und vollständige Projektdokumentation
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HOFFMANN Consultancy e.U.
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